Cuánto cuesta una mala contratación en una pyme: la fórmula para calcularlo tú mismo

Coste de una mala contratación·10 min de lectura

¿Cuánto cuesta una mala contratación?

Busca la respuesta en Google y encontrarás cifras muy llamativas: un porcentaje del salario, un salario anual entero, incluso dos o tres.

El problema es que tu empresa no contrata porcentajes. Contrata personas para puestos concretos.

Equivocarte con un administrativo que puedes sustituir rápido no tiene el mismo impacto que equivocarte con un responsable comercial, un técnico especializado o alguien al frente de una línea de producción.

Y en una pyme, ese impacto además se nota mucho más rápido, porque no hay estructura grande donde diluirlo.

Así que quizá exista una pregunta mejor que buscar una media genérica: ¿cuánto nos costaría a nosotros equivocarnos en esta contratación concreta? Vamos a calcularlo, paso a paso, con tus propios números.

El coste que todo el mundo ve: repetir la selección

Imagina que contratas a una persona y, cuatro meses después, queda claro que no está funcionando. Vuelves al punto de partida: publicar de nuevo, buscar candidatos, revisar currículums, hacer entrevistas, reunir a los responsables, tomar otra decisión.

Si usaste un proveedor externo, puede haber además un coste por volver a buscar. Si lo hiciste internamente, tampoco fue gratis: el coste simplemente estaba repartido entre las horas de varias personas.

Suma aproximadamente las horas de RR. HH., las horas del responsable del puesto y las de cualquier otra persona que participó, cada una multiplicada por su coste por hora, más cualquier coste externo del proceso. Eso es solo el comienzo.

El tiempo de incorporación

Alguien enseñó el puesto. Preparó documentación. Explicó procesos. Respondió preguntas. Revisó trabajo. Acompañó reuniones. Corrigió errores.

Ese tiempo tiene valor. Y con toda probabilidad tendrás que invertirlo otra vez con la siguiente persona.

Como ejemplo para hacerte una idea del orden de magnitud: si el responsable directo dedica 20 horas, dos compañeros 10 horas cada uno y RR. HH. otras 5, ya tienes 45 horas de personas de tu empresa dedicadas a una incorporación que tendrás que repetir.

No necesitas convertirlo todo en euros para entender el impacto. Aunque si quieres hacerlo, basta con multiplicar esas horas por el coste aproximado de cada perfil.

Productividad inferior a la esperada

Este coste es más difícil de ver. La persona está contratada, acude a trabajar, tiene tareas asignadas. Parece que hay productividad.

Pero quizá necesita supervisión constante, tarda mucho más de lo previsto, otras personas rehacen parte de su trabajo, no alcanza los resultados esperados, deja tareas sin completar o comete errores frecuentes.

El salario aparece en contabilidad con toda claridad. La diferencia entre el resultado esperado y el resultado obtenido no aparece tan claramente en ningún sitio. Y puede ser mucho más importante que el propio salario.

El tiempo del responsable

Este es uno de los costes más olvidados en una pyme. Cuando una incorporación no funciona, el responsable intenta solucionarlo: más reuniones, más seguimiento, más instrucciones, más revisiones, más conversaciones, más tiempo pensando qué hacer.

Si ese responsable es el propio gerente, el director comercial o el jefe de producción, existe además un coste de oportunidad real: todo el tiempo dedicado a corregir esa contratación es tiempo que deja de dedicar a otras responsabilidades.

En una pyme, ese tiempo suele ser el más escaso de todos.

Los errores

Este apartado cambia completamente según el puesto.

Un error puede significar rehacer una factura, perder una venta, enviar un pedido incorrecto, provocar una parada, retrasar producción, gestionar una reclamación, perder margen en una negociación, deteriorar una relación con un cliente o repetir trabajo técnico.

No todas las malas contrataciones generan grandes errores. Pero cuando el puesto tiene impacto sobre operaciones, clientes o dinero, conviene incluir esta variable en el cálculo.

El impacto sobre el resto del equipo

Una persona raramente trabaja aislada. Si no alcanza el nivel esperado, alguien suele compensarlo: un compañero absorbe tareas, otro revisa su trabajo, el responsable interviene, el equipo retrasa otras prioridades.

Cuando esto se prolonga suele aparecer frustración: «¿por qué tengo que estar arreglando continuamente el trabajo de otra persona?». Es difícil poner una cifra exacta a este coste. Eso no significa que sea cero.

En una plantilla pequeña, probablemente es de los que más se nota.

El tiempo que el puesto permanece realmente sin cubrir

Hay una paradoja interesante: una vacante puede estar oficialmente cubierta pero funcionalmente no estarlo. Has contratado a alguien, pero el resultado que necesitabas sigue sin existir.

Después esa persona sale, empieza otra búsqueda, llega el sustituto, vuelve a aprender.

Así, un puesto que parecía cubierto en enero puede no estar rindiendo al nivel esperado hasta muchos meses después. En algunos puestos este retraso tiene poco impacto. En otros puede afectar a proyectos, ventas, producción o al crecimiento de la empresa.

La desvinculación

Cuando la empresa concluye que la relación no funciona, aparece otra parte del proceso: conversaciones, gestión interna, documentación, los costes laborales que correspondan, reorganización del trabajo y comunicación al equipo.

Y después vuelves al principio: nueva selección, nueva incorporación, nuevo periodo de adaptación.

Una fórmula más útil que una cifra genérica de internet

En lugar de quedarte con un porcentaje que no sabes de dónde sale, súmalo tú: el coste del primer proceso de selección, el coste de incorporación y formación, la diferencia de productividad durante el periodo, el tiempo adicional de supervisión, el coste de errores o incidencias.

El impacto sobre compañeros, el coste de la desvinculación, el coste de repetir la selección, el coste de incorporar al sustituto y el coste de oportunidad del tiempo perdido.

No podrás calcular todos los elementos con precisión, y no pasa nada. El objetivo no es hacer una auditoría financiera perfecta. Es entender el orden de magnitud del riesgo que estás asumiendo con esta contratación en concreto.

Un ejemplo para aplicar la fórmula

Este ejemplo es ilustrativo, para que veas cómo se aplica la fórmula con tus propios números — no es un caso real de ningún cliente.

Imagina una pyme que contrata a un responsable de compras.

Durante cuatro meses descubre que la persona necesita mucha supervisión, no negocia con suficiente autonomía, tiene dificultades con proveedores extranjeros, comete varios errores en pedidos y finalmente abandona la empresa.

Para conocer el impacto real, no preguntes solo «¿cuánto salario hemos pagado?». Pregunta también: ¿cuántas horas dedicamos a seleccionarlo? ¿Cuántas a enseñarle? ¿Cuántas horas adicionales necesitó su responsable? ¿Tuvo que intervenir dirección?

¿Hubo errores de compra? ¿Perdimos mejores condiciones de proveedores? ¿Se retrasó algún proyecto? ¿Cuánto tiempo permanecerá ahora el puesto descubierto? ¿Cuánto costará repetir el proceso?

Cuando te haces estas preguntas, una por una, aparece el coste que normalmente permanece oculto. Y en la mayoría de los casos es varias veces superior a lo que muestra la nómina.

Una mala contratación no significa necesariamente una mala persona

Esto es importante.

Una contratación puede no funcionar por razones muy distintas: quizá las expectativas no estaban alineadas, quizá el puesto estaba mal definido, quizá la empresa necesitaba un perfil distinto del que buscó, quizá el onboarding fue insuficiente.

Quizá cambiaron las circunstancias, o quizá existía una capacidad crítica que se dio por hecha durante la selección y después resultó no estar al nivel necesario.

El objetivo no debería ser buscar culpables. Debería ser descubrir qué información habría sido útil tener antes de firmar.

Haz una autopsia de la última contratación que salió mal

Si alguna vez has tenido una incorporación que no funcionó, prueba este ejercicio con cuatro preguntas.

Primera: ¿qué fue exactamente lo que falló? No escribas «no encajó». Sé concreto: por ejemplo, «necesitaba mucha más supervisión de la esperada».

Segunda: ¿lo sabíamos durante la selección? Si la respuesta es no, pregúntate si podíamos haberlo sabido.

Tercera: ¿qué hicimos para comprobarlo? Aquí suelen aparecer respuestas incómodas: «se lo preguntamos», «parecía que sí», «tenía experiencia», «nos dio buena sensación».

Cuarta: ¿cómo podríamos comprobarlo en la próxima selección? Ahí empieza una mejora real del proceso, no solo un lamento sobre el anterior.

Cuándo merece especialmente la pena invertir en evaluar antes de contratar

No necesitas construir una evaluación completa para cada incorporación.

Tiene especial sentido detenerte cuando el puesto es difícil de sustituir, la curva de aprendizaje es larga, la persona tendrá gran autonomía, cometer errores tiene consecuencias relevantes.

Tendrá contacto con clientes importantes, necesitas una capacidad técnica específica, el idioma es crítico para el puesto, o tienes varios candidatos finalistas difíciles de comparar entre sí.

Cuanto mayor sea el impacto potencial de equivocarte, más lógico resulta comprobar determinadas capacidades antes de decidir. Y en una pyme, como veíamos antes, ese impacto suele llegar antes y con más fuerza.

Si todavía te preguntas si esto compensa siendo una empresa pequeña, lo desarrollamos con más detalle en evaluar candidatos en una pyme: ¿lujo o necesidad?

Qué puedes comprobar antes de contratar

Más cosas de las que parece.

Puedes evaluar el inglés utilizando tareas similares a las del puesto —tienes la guía completa en prueba de inglés para candidatos: qué evaluar según el puesto—, la capacidad técnica mediante problemas o situaciones reales, el análisis proporcionando información y pidiendo una recomendación, la atención al cliente con una simulación —tienes siete ejemplos en cómo evaluar habilidades de atención al cliente.

La comunicación mediante presentaciones o ejercicios escritos, la priorización proporcionando varias tareas simultáneas, y la toma de decisiones utilizando un caso donde no exista una respuesta evidente.

No podrás predecir perfectamente el futuro. Pero tampoco necesitas decidir completamente a ciegas. Tienes los siete métodos completos, con ejemplos, en cómo evaluar a un candidato antes de contratar.

Una pequeña inversión antes de una gran decisión

Cuando una empresa tiene dos o tres finalistas suele aparecer una tentación: «ya hemos llegado hasta aquí, elijamos uno». Pero ese es precisamente el momento donde más valor tiene resolver las dudas importantes que todavía quedan sobre la mesa.

No hace falta repetir todo el proceso. Basta con preguntarte: ¿qué tendría que descubrir después de contratar a esta persona que me haría pensar «ojalá hubiéramos comprobado esto antes»? Y comprobarlo ahora, mientras todavía estás a tiempo.

Preguntas frecuentes

¿Esta fórmula sirve igual para cualquier tamaño de empresa?

La lógica es la misma, pero el peso de cada partida cambia. En una pyme, el tiempo del responsable y el impacto sobre el resto del equipo suelen pesar más, porque hay menos personas entre las que repartir la carga.

¿Necesito calcular todos los costes para que sirva de algo?

No. Aunque solo sumes tres o cuatro de las partidas que más aplican a tu caso, ya tendrás una cifra mucho más realista que el salario de los meses trabajados, que es lo único que la mayoría de empresas mira.

¿En qué se diferencia esto de la calculadora gratuita de Ziurtek?

Esta guía te permite hacer el cálculo a mano, con tu propio criterio y tus propios números. La calculadora, disponible al suscribirte a los emails de Ziurtek, hace el mismo tipo de cálculo por ti en pocos minutos y te devuelve un informe con el desglose.

Puedes verla en cuánto cuesta realmente una contratación fallida.

Cómo puede ayudarte Ziurtek

En Ziurtek ayudamos a empresas que ya tienen candidatos y quieren reducir determinadas incertidumbres antes de decidir. Analizamos el puesto. Identificamos qué merece la pena comprobar. Diseñamos la evaluación.

Y convertimos los resultados en información útil para la decisión.

No podemos eliminar todo el riesgo de una contratación. Nadie puede. Evaluamos candidatos en la fase del proceso que necesites y con el número de candidatos que tengas, para que decidas con más información.

Y evites algo mucho más frustrante: descubrir después de contratar una capacidad que razonablemente podrías haber comprobado antes.

Así es exactamente cómo trabajamos, paso a paso: metodología de evaluación de candidatos de Ziurtek.

Si tienes una capacidad que todavía estás suponiendo en lugar de haber comprobado, cuéntanos cuál.

Y si quieres reducir esa cifra en tu próxima vacante, así funcionan nuestras pruebas de selección a medida del puesto.